Clasificación de la información con Prot-On
Frente a otras herramientas que hacen clasificación automática de archivos, en Prot-On apostamos por la clasificación manual con la que la persona que produce, revisa, o trata la información debe ser la responsable de establecer su clasificación. En todo caso, ambas aproximaciones pueden complementarse.
Los estándares sobre clasificación se basan habitualmente en cuatro niveles cuyo nombre y significado concreto varían ligeramente en cada territorio. Prot-On proporciona cuatro niveles por defecto, pero los administradores de cada dominio de Prot-On podrán modificarlos y definir sus propios niveles.
Una particularidad importante del uso de Prot-On como herramienta de clasificación de información es la posibilidad de indicar que niveles requieren cifrado. De este modo al clasificar un archivo, éste se protegerá con Prot-On o no en función de cómo se haya definido el nivel de clasificación seleccionado.
Al definir un nivel que requiere cifrado el administrador seleccionará la política de protección que aplicará a los archivos que clasifiquemos con ese nivel.
La clasificación de un archivo sin cifrar consiste simplemente en indicar el nivel de clasificación en el propio nombre del archivo; en el caso de archivos que estén además cifrados con Prot-On, el nivel de clasificación se guardará en un metadato dentro del archivo. De este modo se puede identificar el nivel de clasificación desde cualquier herramienta externa tipo DLP.
La clasificación de archivos está disponible:
- Desde el menú contextual del explorador de archivos
- Desde el plugin de MS Office
- En la configuración de carpetas protonizadas
- Para ejecutar por línea de comando sobre todo el contenido de una carpeta.
- Desde el plugin de MS Outlook: Se permite clasificar un correo antes de enviarlo. Si el nivel de clasificación requiere cifrado se cifrará con Prot-On tanto el cuerpo del mensaje como los adjuntos si los hubiera, aplicando la política asociada al nivel de seguridad y añadiendo permiso de lectura de forma específica a los destinatarios del email.
Un archivo puede clasificarse o reclasificarse (cambiar su nivel de clasificación) en cualquier momento. Si se trata de archivos protegidos el nivel de clasificación se registra en el servidor pro lo que si más adelante un usuario abre una versión antigua del archivo (anterior a establecer el nivel de clasificación), este se actualizará automáticamente para que su metadato refleje el nivel de clasificación actual.
La clasificación es una funcionalidad disponible en el servicio Corporate, así como en el licenciamiento para instalación on-premises.
El administrador de un dominio Corporate puede deshabilitar la funcionalidad si todavía no se ha establecido en su empresa una política de clasificación de la información.
